Svåra samtal är en av chefens svåraste uppgifter. Inget samtal är det andra likt, men det finns några saker du bör fundera över innan du sätter dig ner med medarbetaren för att diskutera ett problem.

Som chef kommer du behöva hantera svåra samtal med dina medarbetare. Det kan handla om konflikter i arbetsgruppen, uppsägningar eller medarbetare som har alkoholproblem. Det är viktigt att du ger dig själv tid att reflektera inför varje samtal så att du bemöter situationen och medarbetaren på ett bra sätt.

Förbered dig och analysera läget

Innan du sätter dig ner med medarbetaren bör du analysera nuläget. Försök att göra en så neutral bedömning av situationen som möjligt. Tänk på din egen roll, ditt ansvar och din inställning till den medarbetare du ska tala med och eventuella andra inblandade. Fundera över problemet och vad som har gjorts eller inte gjorts för att lösa det. Tänk på hur du själv skulle vilja bli bemött i en liknande situation och visa att du finns till hands. Försök också att formulera för dig själv vad du vill uppnå med samtalet.

Förvänta dig reaktioner

Ilska och gråt eller förnekande och tystnad kan vara några av de reaktioner som du möter. Förbered dig på detta och fundera över hur du själv kan tänkas reagera om reaktionerna blir starka. Var också vaksam på försvarsmekanismer som kan uppstå hos dig själv eller hos din medarbetare.

Praktiska råd

  • Välj en lokal där ni får vara ostörda. Ibland kan det vara lämpligt att träffas utanför den vanliga arbetsmiljön.
  • Avsätt ordentligt med tid för samtalet. Inga möten bör bokas i direkt anslutning efteråt.
  • Var tydlig och konkret. Berätta varför du bett om samtalet och vad du vill uppnå med det. Svara på frågor och kontrollera att det du sagt uppfattats rätt.
  • Visa att du bryr dig om medarbetaren.
  • Om det blir för känslosamt: avbryt och fortsätt senare eller en annan dag.
  • Ibland är det bra om en tredje person finns med under samtalet, men informera i så fall alltid medarbetaren om det innan.
  • Skriv minnesateckningar av samtalet
  • Tänk på att tidigt ta hjälp av din personalavdelning och de resurser som finns där.

Viktigt med uppföljning

Följ upp samtalet några dagar senare. Då har känslorna lagt sig och man kan tillsammans bekräfta vad som blev sagt och vilken eventuell lösning man kom fram till.

Uppdaterad: